Prowadzenie handlu detalicznego wymaga od przedsiębiorcy zajmującego się tą działalnością posiadania kas fiskalnych. Są to specjalne urządzenia służące przede wszystkim do ewidencji prowadzonej sprzedaży a tym samym rozliczeń z Urzędem Skarbowym. Nie jest to jednak takie proste jakby się mogło wydawać. Trzeba tutaj dopełnić szeregu formalności zarówno przed rozpoczęciem użytkowania kasy, jak i w trakcie prowadzenia sprzedaży. warto tutaj przyjrzeć się nieco bliżej tym obowiązkom, gdyż ich niedopełnienie będzie grozić poważnymi konsekwencjami prawnymi.
Zanim kasy fiskalne będą dopuszczone do eksploatacji.
Zanim rozpoczniemy prowadzenie sprzedaży i jej ewidencjonowanie przy pomocy kas fiskalnych trzeba będzie przeprowadzić kilka ważnych kroków. Są one bardzo istotne. Potwierdzać będą zgodność posiadanej przez nas kasy z wszystkimi wymogami prawnymi w tym zakresie. Tak więc trzeba tutaj pamiętać o dwóch podstawowych krokach.
Rejestracja zakupu kasy fiskalnej.
W pierwszym kroku trzeba będzie zgłosić zamiar zakupu kasy fiskalnej. Trzeba tutaj precyzyjnie określić ilość kas, jakie mamy zamiar zakupić. Do tego określić miejsce ich eksploatacji oraz wskazać termin, od którego chcemy prowadzić ewidencję sprzedaży.
Fiskalizacja kasy fiskalnej
Jest to drugi, niezbędny i jednorazowy krok na drodze do prowadzenia sprzedaży. Jest to coś w stylu resetu kasy, jej wstępnego prawidłowego ustawienie. Przeprowadzenie fiskalizacji należy zgłosić do US, po czym otrzymamy indywidualny numer identyfikacyjny. Numer ten musimy nanieść na kasę w taki sposób, aby niemożliwe było jego zmycie czy też usunięcie.
Po przeprowadzeniu tych wstępnych czynności, możliwe będzie rozpoczęcie prowadzenia sprzedaży. W trakcie jej prowadzenia jednakże musimy pamiętać o kwestiach bardzo istotnych. Są to obowiązki, od których nie znajdziemy żadnego odwołania. Bez ich pilnowania niestety nie będziemy prawidłowo rozliczać się z fiskusem, co może doprowadzić nawet do poważnych konsekwencji prawnych.
Obowiązki w toku eksploatacji kasy fiskalnej.
Posiadając prawidłowo zainstalowane i dopuszczone do użytku kasy fiskalne w Bydgoszczy trzeba będzie jeszcze pamiętać o obowiązkowych czynności w toku ich eksploatacji. Najważniejszymi kwestiami będą tutaj takie czynność:
- Realizacja raportów dziennych i miesięcznych
- Archiwizacja paragonów fiskalnych
- Obowiązkowe, regularnie przeprowadzane przeglądy techniczne
- Prowadzenie książki serwisowej posiadanej kasy fiskalnej
Są to czynności zapewniające prawidłowe rozliczanie się z fiskusem na podstawowe raportów i wydruków z kasy fiskalnej. W przypadku zaniedbania tych kwestii, możemy się narazić na całkiem poważne konsekwencja prawne oraz finansowe.